檔案是組織內部規(guī)范的知識，是組織存在的歷史依據，做好檔案管理工作是一個組織健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是組織管理工作的一部分，是提高組織工作質量和工作效率的基礎條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作，是衡量一個組織管理水平的重要尺度。成都吉福匯認為，綜合檔案管理體系應該承載檔案的全生命周期管理。

因此，檔案數字化工作是綜合檔案管理得以全面驅動的基礎，那么，什么是有效的實施方法呢？

一、數字化實施過程的管理工作

由辦公室集中統(tǒng)一領導、管理并實施。

統(tǒng)一管理可以統(tǒng)一標準，保證質量，協(xié)調進度，并可提高效率，降低成本。

二、盡量收集電子文檔

目前，文檔信息的處理大都已實現計算機化，所以，及時和盡可能全面的收集電子文檔，不但可降低檔案資料數字化的成本，提高檔案資料數字化的效率，也可改善檔案資料利用效果。

三、數字化過程的流程管理

隨著數字化技術的改善，以及數字化實施管理經驗的積累，會博通已將數字化處理過程開發(fā)成規(guī)范化的數字化流程管理計算機程序，使實體檔案資料的數字化工作依程序規(guī)范、有序的進行，并且，能像飛機上的黑匣子一樣詳細、具體且無聲無息的記錄整個數字化處理過程，以方便管理、統(tǒng)計與責任劃分。

四、掃描文件通過OCR識別，以方便利用和搜索

采用合適的掃描設備，其自帶的軟件即可進行OCR識別，如：成者書刊掃描儀，可一鍵OCR識別187種語言，當然如果OCR結果僅用于全文搜索，一般可不必校對，但要作為正式文檔管理，則需經過校對程序。

五、已有實體檔案的數字化處理流程

實體檔案資料的數字化工作流程，一般包含以下內容：

1）確定檔案資料分類管理架構并依管理職責授權2）取卷3）檔案資料定義（檔案資料著錄）4）拆卷5）錄入卷內文件信息6）掃描、OCR與上傳7）校對8）封面、目錄打印，案卷重新裝訂并放回檔案資料柜9）審核確認等。

六、待歸檔文件的收集與數字化處理流程

對于已處理完畢，但還未歸檔的檔案資料材料，其處理流程如下：

1）歸檔材料收集，如有可能，盡量收集到電子文檔2）分類3）檔案定義（檔案著錄）4）錄入卷內文件信息5）掃描、OCR與上傳，如有電子文檔，則不一定要掃描紙質原文件6）校對7）封面、目錄打印，案卷裝訂并放入檔案資料柜8）審核確認

檔案資料數字化后，對于數字化文件進行校正并加蓋歸檔專用的電子印章，固化數字化文件，應該是一種非常好的檔案資料數字化安全管理措施，建議條件成熟時采用。另外，二維碼、條形碼與電子標簽的應用，將有效提高檔案資料管理的科技含量、管理水平與管理效率，建議適時采用。

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